Las herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos son indispensables en el

mundo actual. Estas herramientas te permiten organizar, planificar y seguir el progreso de tus

proyectos de manera más eficiente y colaborativa.

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

Son software y aplicaciones diseñadas para ayudarte a:

● Planificar: Crear cronogramas, establecer hitos y asignar tareas.

● Organizar: Visualizar el progreso del proyecto, identificar cuellos de botella y gestionar

recursos.

● Colaborar: Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo y compartir archivos.

● Seguimiento: Monitorear el avance del proyecto, medir el rendimiento y generar

informes.

Tipos de herramientas:

● Software de gestión de proyectos:

○ Asana: Ideal para equipos de todos los tamaños, ofrece una interfaz intuitiva y una

amplia gama de funciones.

○ Trello: Perfecto para visualizar proyectos en tableros Kanban, es muy fácil de usar

y personalizar.

○ Jira: Especialmente diseñado para equipos de desarrollo de software, permite

gestionar tareas, errores y solicitudes de características.

○ Basecamp: Se enfoca en la comunicación y colaboración, ideal para proyectos

que requieren una gran cantidad de intercambio de información.

○ Microsoft Project: Una herramienta más compleja, pero muy potente para

planificar y gestionar proyectos grandes y complejos.

● Herramientas de colaboración:

○ Slack: Una plataforma de comunicación en tiempo real que facilita la colaboración

entre equipos.

○ Microsoft Teams: Una herramienta de colaboración completa que incluye chat,

videoconferencias y almacenamiento de archivos.

● Herramientas de gestión de tareas:

○ Todoist: Una aplicación sencilla y eficaz para gestionar listas de tareas y proyectos

personales.

● Herramientas de diagramación:

○ Lucidchart: Permite crear diagramas de flujo, diagramas UML y otros tipos de

diagramas para visualizar procesos y relaciones.

Beneficios de usar estas herramientas:

● Mayor productividad: Automatiza tareas repetitivas y mejora la organización.

● Mejor colaboración: Facilita la comunicación y el trabajo en equipo.

● Mayor visibilidad: Permite a todos los miembros del equipo tener una visión clara del

progreso del proyecto.

● Toma de decisiones más informada: Proporciona datos y análisis para respaldar las

decisiones.

● Reducción de riesgos: Ayuda a identificar y mitigar los riesgos potenciales.

¿Qué herramienta elegir?

La mejor herramienta dependerá de las necesidades específicas de tu proyecto y equipo.

Considera factores como el tamaño del equipo, la complejidad del proyecto, el presupuesto y las preferencias personales.

La gestión de proyectos solía ser una tarea exclusiva de los gerentes de proyectos altamente especializados, quienes utilizaban herramientas heredadas que requerían una gran capacitación y experiencia. Sin embargo, en la actualidad, se espera que prácticamente todos tengan la capacidad de gestionar sus propios proyectos. Esto ha llevado a un cambio significativo en el panorama de las herramientas de gestión de proyectos.

El software de gestión de proyectos moderno se ha adaptado para satisfacer las necesidades de una fuerza laboral más dinámica y colaborativa. Ya sea que estés al mando de una pequeña empresa que solo necesite ayuda con la facturación o seas el encargado de una gran empresa, existe un software de gestión de proyectos adecuado para ti. En este artículo, exploramos las opciones disponibles y te ayudaremos a encontrar la solución que mejor se ajuste a las necesidades de tu organización

¿Qué es un software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es una herramienta que ayuda a los equipos a organizar, dar seguimiento y ejecutar el trabajo. Básicamente, es como un espacio interactivo, donde coordinas la forma en que trabajas, colaboras y te comunicas con los demás. Pero la mejor solución de gestión de proyectos va mucho más allá: conecta tus flujos de trabajo más avanzados en toda la empresa y te ayuda a lograr tus objetivos más importantes y audaces.

Es una categoría amplia y puede ser tan simple como listas de verificación digitales o tan compleja como una plataforma de gestión del trabajo completa. El tipo de software de gestión de proyectos que elijas, y cómo lo uses, dependerá del tamaño de la carga de trabajo, las necesidades y los objetivos generales de tu organización.

1. Asana: ideal para empresas

Asana va más allá del software de gestión de proyectos tradicional para brindar una solución completa de gestión del trabajo que se adapta a las necesidades dinámicas y cambiantes de las empresas. Asana no solo te ayuda a administrar las tareas (aunque también puede hacerlo), sino que conecta todo el trabajo que realiza tu empresa con los objetivos y la estrategia de negocios general. Con Asana, obtienes mucho más que un software de gestión de proyectos, ya que incluye todas estas funciones:

Integraciones con todas tus herramientas y sistemas favoritos, para que puedas mantener tu trabajo organizado en una sola plataforma.

Objetivos que conectan a todas las personas y tareas en tu empresa, para que puedas asegurarte de que el trabajo que se realiza es siempre el más importante.

Automatizaciones para tareas, programación, asignación de trabajo y mucho más. Todo está diseñado para reducir la cantidad de tiempo que dedicas al trabajo repetitivo de baja prioridad.

Plantillas de proyectos listas para usar para que puedas empezar a trabajar en las tareas más importantes de inmediato.

Paneles de informes que automáticamente brindan actualizaciones a las partes interesadas y eliminan las reuniones de actualización de estado.

Funciones de seguridad, privacidad y cumplimiento que mantienen tus datos seguros.

2. Trello:

ideal para la gestión de proyectos simple

Trello (propiedad de Atlassian) es un software de gestión de proyectos estilo tablero Kanban. En Trello, almacenas las tareas del proyecto en tableros etiquetados con un tema general. Por ejemplo, puedes tener un tablero para las tareas “No iniciadas”, “En progreso” y “Finalizadas”. La configuración facilita el seguimiento del progreso del proyecto de un tablero a otro, lo cual es útil cuando necesitas una herramienta simple para proyectos pequeños.

3. Smartsheet:

ideal para los fanáticos de las hojas de cálculo

Smartsheet es como una versión avanzada de una hoja de cálculo, con más funciones. Este sistema puede ser intuitivo para las empresas que tradicionalmente usaban hojas de cálculo para la gestión de proyectos, como el seguimiento del tiempo con planillas de horarios.

4. Jira:

ideal para administracion de proyectos de software

Jira (propiedad de la empresa matriz Atlassian) es una solución diseñada específicamente para el desarrollo de software y está lista para implementarse en equipos que utilizan la metodología Agile para hacer su trabajo. Jira se usa a menudo para la gestión de proyectos de software comunes, como el seguimiento de errores, así como proyectos donde se usa el proceso Scrum.

5. Monday:

ideal para pequeñas empresas Monday.com ofrece una amplia gama de aplicaciones que facilitan la implementación y permiten comenzar de inmediato. Esto es útil para las pequeñas empresas que están dando los primeros pasos con el software de gestión de proyectos, aunque una vez que se acelera el trabajo, se amplía el tamaño de la empresa o aumenta la colaboración entre equipos, quizá no puedas seguir avanzando.

Herramientas propuestas

Existen muchas herramientas digitales diseñadas específicamente para facilitar la gestión de proyectos. Estas herramientas abarcan una variedad de funciones, desde la planificación y el seguimiento hasta la colaboración y la comunicación.

Es importante evaluar las características y capacidades de cada herramienta para encontrar la que mejor se adapte a tus requisitos.

Algunos de estos ejemplos son:

Sistemas de Gestión de Proyectos (SGP): Trello, Asana y Jira

Herramientas de Colaboración y Comunicación: Slack, Microsoft Teams y Zoom

Software de Diagramación y Planificación: Microsoft Project y Lucidchart

Gestión de Tareas y Listas de Verificación: Todoist y Microsoft To Do

Herramientas de Colaboración en Documentos: Google Workspace y Microsoft 365

Gestión de Recursos y Tiempo: Clockify y ResourceGuru

Herramientas de Automatización: Zapier e Integromat

Herramientas de Control de Versiones (para Desarrollo de Software): Git y GitHub

Plataformas de Gestión de Portafolios de Proyectos: Planview y LiquidPlanner